Documentación de stoklyst

stoklyst es una plataforma de gestión de inventario que conecta el control de stock en tiempo real, las ventas multicanal, las operaciones con clientes y la gestión de proveedores — todo en un solo lugar. Esta guía cubre desde la creación de la cuenta hasta las funciones avanzadas.

Inicio rápido

Pasa de cero al control total de tu stock en tres pasos:

1. Crea tu cuenta Regístrate en stoklyst.com/register. El plan Starter es gratuito — no se requiere tarjeta de crédito. Se te guiará para dar nombre a tu negocio y configurar tu primera ubicación.
2. Añade tus productos Ve a Productos y empieza a agregar artículos. Puedes importarlos desde una hoja de cálculo (CSV) o añadirlos uno a uno. Establece umbrales mínimos de stock para que stoklyst te avise antes de quedarte sin existencias.
3. Registra tu primer stock Ve a Stock → Registrar entrada y anota tus niveles de inventario actuales. A partir de ese momento, cada movimiento (venta, compra, merma) se registra automáticamente.

Configuración de cuenta

Perfil de empresa

Tras registrarte, completa el perfil de tu empresa en Mi cuenta → Descripción general. Puedes configurar:

• Nombre de la empresa — se muestra en toda la plataforma y en las exportaciones.
• País e idioma — stoklyst adapta los formatos de fecha, la moneda y las etiquetas fiscales.
• Empresa de facturación — se utiliza en las facturas de la suscripción (puede ser distinta del nombre operativo de tu empresa).

Ubicaciones y zonas de trabajo

Cada movimiento de stock en stoklyst está asociado a una ubicación (un lugar físico — tienda, almacén, cocina) y, opcionalmente, a una zona de trabajo dentro de ella (cámara frigorífica, zona de preparación, sala de exposición).

Configura tus ubicaciones en Ubicaciones del menú principal antes de añadir stock.

Invitar a tu equipo

Ve a Usuarios para invitar a los miembros de tu equipo. Cada usuario recibe un rol que define lo que puede ver y hacer. stoklyst incluye tres roles base:

• Administrador — acceso completo.
• Responsable — puede gestionar stock y operaciones, pero no puede modificar la facturación ni los usuarios.
• Operador — solo puede registrar movimientos de stock y ventas.

Puedes crear roles personalizados con permisos detallados desde Configuración → Roles.

Planes y límites

Añadir licencias de usuario

¿Necesitas más usuarios sin cambiar de plan? Puedes añadir licencias de usuario individuales como complemento mensual (€9/usuario/mes) desde Mi cuenta → Planes → Licencias de usuario. Las licencias adicionales se renuevan automáticamente con tu suscripción.

Stock en tiempo real

stoklyst registra cada unidad de cada producto en cada ubicación y zona de trabajo en tiempo real. El stock nunca se estima — se calcula a partir de la suma de todos los movimientos registrados.

Registrar entradas de stock

Usa Stock → Registrar entrada para añadir unidades a una ubicación. Esto se utiliza para:

• Carga inicial de stock al configurar un producto por primera vez.
• Recepción de mercancía de un proveedor (si no se usan Órdenes de compra).
• Correcciones manuales tras un recuento físico.

Salidas de stock

Las salidas deducen unidades de una ubicación. Se producen automáticamente cuando se registra una venta mediante el POS o una venta manual. También puedes registrar salidas manuales para uso interno (muestras, consumo, etc.).

Transferencias de stock

Mueve stock entre ubicaciones o zonas de trabajo con Stock → Transferir. Las unidades se deducen del origen y se añaden al destino de forma atómica — sin doble conteo.

Recuentos de inventario

Programa un recuento físico desde Inventario → Nuevo recuento. Asígnalo a una ubicación y, opcionalmente, a una zona de trabajo específica. Tu equipo cuenta las unidades físicas y las introduce; stoklyst calcula la discrepancia respecto al stock del sistema y te permite aplicar un ajuste.

Mermas y pérdidas

Registra mermas desde Stock → Mermas. Cada entrada registra el producto, la cantidad, el motivo (deterioro, daño, caducidad, etc.) y el usuario que lo registró. Estos datos alimentan el Informe de mermas disponible en el plan Professional.

Movimientos de stock

Cada cambio en el stock — entradas, salidas, transferencias, ventas, mermas — se registra como un movimiento de stock. Puedes consultar el historial completo por producto, por ubicación o por usuario desde Stock → Movimientos.

Punto de venta (POS) Professional

El POS de stoklyst es una interfaz de pantalla completa optimizada para pantallas táctiles que permite registrar ventas presenciales. Cada artículo vendido deduce automáticamente del stock de la ubicación activa.

Abrir una sesión

Ve a Ventas → POS y selecciona la ubicación. Cada sesión registra el total vendido, los artículos y los descuentos aplicados.

Cerrar una sesión

Al cerrar una sesión del POS se genera un informe resumen y la sesión queda bloqueada. Los niveles de stock ya se actualizan en tiempo real durante la sesión.

Ventas manuales Essential+

Registra una venta sin abrir el POS — útil para pedidos por teléfono, transacciones puntuales o entradas rápidas. Ve a Ventas → Venta manual, selecciona los productos y cantidades, y confirma. El stock se deduce de inmediato.

Catálogo de clientes Essential+

El catálogo permite a tus clientes explorar tus productos y realizar pedidos desde su propio dispositivo. Tú controlas qué puede ver cada segmento de clientes y a qué precio.

Configurar un catálogo

1. Crea un catálogoVe a Catálogo → Nuevo catálogo y ponle nombre (p. ej., "Clientes mayoristas").
2. Añade productosSelecciona qué productos y variantes incluir. Establece precios por catálogo si difieren de tu precio base.
3. Asígnalo a clientesVe al perfil de un cliente y asígnale el catálogo. Lo verán cuando abran la app de clientes de stoklyst.

Gestión de pedidos Essential+

Todos los pedidos — tanto los realizados por un cliente a través de la app del catálogo como los creados manualmente por tu equipo — aparecen en Pedidos. Cada pedido pasa por los siguientes estados: pendiente → en proceso → completado → entregado.

Al completar un pedido, las unidades pedidas se deducen automáticamente de tu stock.

Órdenes de compra Essential+

Crea una orden de compra a un proveedor desde Compras → Nueva OC. Selecciona tu proveedor, añade los productos y cantidades solicitadas, y envíala. Cuando llegue la mercancía, marca la OC como recibida — el stock se actualiza automáticamente.

Recepciones parciales

Si un proveedor envía parte del pedido, puedes registrar una recepción parcial — stoklyst añade solo las unidades recibidas y mantiene la OC abierta para los artículos pendientes.

Registro de clientes Essential+

Gestiona tus clientes B2B desde Clientes. Cada ficha de cliente almacena datos de contacto, dirección de facturación, catálogos asignados e historial completo de pedidos.

Ubicaciones y zonas de trabajo

Las ubicaciones representan lugares físicos. Las zonas de trabajo son áreas dentro de una ubicación (p. ej., cámara frigorífica, preparación, sala de exposición). El stock se registra de forma independiente por combinación de ubicación y zona.

Gestiónalas desde Ubicaciones. En el plan Starter se incluye 1 ubicación. Essential: 3. Professional: 10. Enterprise: ilimitadas.

Usuarios y roles

Invita a miembros del equipo desde Usuarios → Invitar usuario. A cada usuario se le asigna:

• Un rol — define qué acciones puede realizar.
• Acceso a ubicaciones específicas — solo ve y actúa sobre las ubicaciones asignadas.

Puedes crear roles completamente personalizados con control por permiso desde Configuración → Roles.

Informes y analítica Professional

El módulo de informes te ofrece visibilidad sobre:

• Movimientos de stock — qué se movió, cuándo y quién lo hizo.
• Rendimiento de ventas — ingresos por producto, ubicación y canal.
• Análisis de mermas — principales artículos con mermas, pérdidas totales y tendencias a lo largo del tiempo.
• Rendimiento de proveedores — plazos de entrega, tasas de cumplimiento e historial de pedidos.

Todos los informes pueden exportarse a CSV o PDF.

Registro de auditoría Professional

Cada acción en stoklyst queda registrada: quién la realizó, cuándo, desde qué dispositivo y qué cambió. El registro de auditoría es inmutable y puede filtrarse por usuario, tipo de acción, recurso y rango de fechas.

Accede desde Configuración → Auditoría.

Asistente IA Professional

El asistente IA de stoklyst te ayuda a interpretar tus datos operativos. Puedes hacerle preguntas como:

• "¿Cuáles son mis 10 productos con mayor movimiento de stock este mes?"
• "¿Qué ubicación tuvo más mermas la semana pasada?"
• "Sugiere una reposición de los productos por debajo de su umbral mínimo."

El asistente tiene acceso al stock, las ventas y los datos de proveedores de tu cuenta — las respuestas se basan en tus cifras reales, no en consejos genéricos.

Facturación y suscripción

Gestiona tu plan y facturación desde Mi cuenta → Planes.

Actualizar tu plan

Haz clic en Actualizar a [plan] en la tarjeta del plan correspondiente. Accederás al proceso de pago de stoklyst (gestionado por Paddle). Los cambios tienen efecto inmediato — se cobra un importe prorrateado por el período de facturación restante.

Añadir licencias de usuario

Desde la tarjeta Licencias de usuario, haz clic en Añadir licencia. Cada puesto de usuario adicional cuesta €9/mes y se añade a tu próxima factura.

Bajar de plan o cancelar

Contacta con hello@stoklyst.com para bajar de plan o cancelar. Los datos se conservan durante 90 días tras la cancelación.

Facturas

Todas las facturas son generadas y enviadas por Paddle (nuestro proveedor de pagos y comerciante oficial). Incluyen el IVA calculado para tu país. Puedes acceder al historial de facturas desde Mi cuenta → Facturación.